第一章 总 则

第一条 为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为经济建设服务、为用人单位服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条 各系部负责学生档案材料的建立和日常管理及毕业生档案签封工作，学生工作处负责毕业学生档案的收集和转递等工作。

第二章 收集的范围

第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

1．毕业生登记表。

2．学习成绩登记表。

3．学生在校期间获得国家、自治区、市和院级等各类表彰所形成的材料及登记表。

4．学年鉴定表。

5．毕业生鉴定表。

6．学生工作处、教务处和各系部提供的学生在校期间违反校规、校纪、触犯国家法律形成的处理意见。

7．干部转递通知单。

8．可供组织参考的其他材料。

第三章 归档要求

第五条 档案必须是办理完毕的正式材料。

第六条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办系部、年级、专业、学生及时间。

第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第八条 各类材料尽量使用A4的办公用纸，材料及档案袋封面只能用黑色碳素笔或黑墨水笔书写。

第四章 档案的借阅

第九条 经系部党政领导批准，辅导员可借阅本系部的学生档案，并按照查阅、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。

第十条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十一条 档案一般不外借。如确实需要借出使用，经学生所在系负责人批准后方可办理借阅手续。

第五章 档案的转递

第十二条 新生报到时，学生应直接将本人档案上交至所在系部保管。

第十三条 新生入学后，招生处应及时将普招（外省）和自治区对口招生学生和学院单独招生的学生档案转至各系部，各系部应指定专人负责档案管理工作。

第十四条 学生转学、转专业，应及时将档案移交给学生转入的系部管理。

第十五条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转出转入。

第十六条 各系应在每年7月31日前，将毕业生档案材料审核、签封后通过中国邮政EMS进行邮寄。

第十七条 转递的要求

1.毕业生档案由各系按毕业生户籍所在地或“专升本”录取院校地址转递（特殊情况，另行处理）：

（1）用人单位要求管理档案的，提交调档介绍信后转至用人单位；

（2）用人单位未要求管理档案的，毕业生可委托（盟）市、区、县级人才交流服务中心代理，档案转至受委托的机构；

（3）用人单位未要求管理档案且学生未委托代理的，档案转至毕业生原籍相应的就业主管部门。

2．保留学籍、出国、改派、缓派的学生，可以申请将档案暂存各系保管。

3．退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由各系负责转回该生家庭所在地人事主管部门。

第六章 纪律要求

第十八条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和查阅档案规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第二十条 任何部门或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重者，依法追究其相关责任。

第七章 附 则

第二十一条 本办法解释权归学生工作处。

第二十二条 本办法自发布之日起执行。